1. Introducere
NIS PETROL S.R.L., persoană juridică înființată și care funcționează în conformitate cu legile din România, având sediul principal în Calea Floreasca nr. 246-C, etaj 22, Sector 1, București, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului cu nr. J40/11127/2011, Cod unic de înregistrare RO29111546, în calitatea sa de operator de date (”Compania”) colectează și procesează Date Personale despre dvs. (”Partener Contractual”), dacă sunteți liber profesionist și/sau acționarii ori asociații, reprezentanții legali, angajații și/sau colaboratorii dvs. (împreună denumiți ”Persoane Vizate”), pe durata prestării contractului (”Contractul”) încheiat cu Compania.
Orice Persoană Vizată sau Partener Contractual, care are orice nelămurire sau întrebare referitoare la această Notificare Privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (”Notificare”) sau care intenționează să își exercite drepturile prevăzute în această Notificare, poate contacta Compania la adresa de e-mail prevăzută mai jos la Secțiunea 2.
Va rugam sa comunicați prezenta notificare Persoanelor Vizate, ale căror Date cu Caracter Personal le procesam in baza Contractului încheiat cu dumneavoastră.
Dacă nu este prevăzut altfel și în cazul în care este aplicabil, orice termen folosit în această Notificare, va avea același sens atribuit și în Regulamentul (UE) 679/2016 al Parlamentului European si al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (”GDPR”).
2. Cine este Operatorul datelor?
Compania prelucrează datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate, în calitate de Operator. Pentru orice întrebare sau solicitare referitoare la modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal (astfel cum sunt acestea definite mai jos ca Date Personale), sau orice altă informație suplimentară, puteți contacta Responsabilul pentru Protecția Datelor din cadrul Companiei (”DPO”) la :
Telefon: (004) 0737 088 124
e-mail: dpo.nispetrolromania@nis.eu
3. Ce fel de Date Personale sunt prelucrate de Companie?
Pe perioada desfășurării Contractului cu dvs., Compania colectează și prelucrează date cu caracter personal puse de dispoziție de către Partenerul Contractual referitoare la Persoanele Vizate, cum ar fi: numele și prenumele, adresa de e-mail de la locul de muncă, telefonul și poziția ocupată, copie carte identitate, Cod Numeric Personal(CNP), adresa de domiciliu, semnatura, inregistrari video (imagini CCTV) din statiile de alimentare carburanti, cota de participație la capitalul social (pentru acționari/ asociați) (”Date personale”).
4. Cum folosim Datele Personale și în ce temei legal?
Datele Personale sunt prelucrate de Companie în conformitate cu legile și regulamentele aplicabile, incluzând GDPR, fără a se limita la acesta, în următoarele scopuri:
|
Scopul prelucrării |
Descrierea scopului |
Temei legal |
Tipuri de Date Personale prelucrate |
Consecințele refuzului de a furniza Date Personale |
|
Scopuri contractuale |
|
Pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale asumate față de Partenerul Contractual |
|
Refuzul de a furniza Datele Personale determină imposibilitatea semnării și executării Contractului între Partenerul Contractual și Companie. |
|
Conformarea cu prevederile legale |
Respectarea cerințelor legale și alte obligații, precum cele referitoare la impozitul pe venit și deducerile naționale de asigurare, obligațiile de ținere a evidențelor și raportare, efectuarea de audituri, respectarea cerințelor de sănătate și siguranță. |
Pentru respectarea dispozițiilor legale de către Companie. |
|
Refuzul de a furniza Datele Personale conduce la imposibilitatea semnării și executării Contractului între Partenerul Contractual și Companie. |
5. Cum prelucrăm Datele Personale?
Datele Personale sunt prelucrate prin mijloace atât electronice cât și manuale și sunt protejate prin mijloace de securitate adecvate. În această privință, Compania va lua cele mai potrivite măsuri administrative, tehnice, personale și fizice pentru protecția Datelor Personale, care sunt în conformitate cu dispozițiile legale referitoare la confidențialitatea și securitatea datelor, care în mod particular includ protecția Datelor Personale în cazurile de utilizare necorespunzătoare, nelegală sau distrugere, pierdere, modificare, accesare sau achiziție neautorizată. Aceasta include solicitarea ca furnizorii de servicii să folosească măsurile potrivite pentru protejarea confidențialității și securității Datelor Personale.
6. Cine are acces la Datele Personale?
Compania poate să comunice Datele Personale în scopurile menționate în această Notificare, următoarelor categorii de entități care sunt localizate în interiorul și în exteriorul Uniunii Europene, în conformitate cu dispozițiile Secțiunii 7 de mai jos :
Entitate legală |
Scopul |
|
NIS a.d. Novi Sad-asociat unic al Companiei |
nia |
|
| OIL PROCESSING COMPANY NORTH BALKANS SRL | nia |
|
| Firme partenere care administrează stațiile de alimentare carburanți | nia |
Procesare tranzactii carduri carburant |
| PRICEWATERHOUSE COOPERS AUDIT SRL | nia | Audit statutar |
| KAPSCH SRL | nia | Procesare tranzactii carduri carburant |
| SC MARSH BROKER DE ASIGURARE-REASIGURARE SRL, SC EULER HERMES SA | nia | Asigurare credit comercial |
| Consultanți profesioniști: contabili, avocați și alți consultanți | nia | Furnizarea de servicii de consultanta si reprezentare |
|
Parteneri contractuali |
nia | Mentenanță sistem CCTV |
7. Datele Personale sunt transmise în străinătate?
Compania poate divulga Datele Personale în următoarele țări situate în afara spațiului Economic European (”EEA”): Serbia.
Această divulgare este făcută pentru a îndeplini scopurile descrise în Secțiunea 4 a acestei Notificări. Datele Personale transferate sunt cele detaliate în Secțiunea 3 a acestei Notificări. Vă rugăm să aveți în vedere faptul că am luat măsurile necesare pentru protecția Datelor Personale, indiferent de locul unde acestea se află. Informații suplimentare pot fi obținute prin formularea de către dvs. a unei cereri adresată către Companie în conformitate cu dispozițiile din Secțiunea 8 a acestei Notificări.
În orice caz, Persoana Vizată are dreptul să obțină o copie a datelor transferate în străinătate și să obțină mai multe informații prin contactarea Companiei la adresa de e-mail menționată în Secțiunea 2.
8. Persoanele Vizate au drepturi cu privire la datele lor?
Persoana Vizată, în ceea ce privește datele sale, are dreptul în orice moment:
a) Să obțină confirmarea prelucrării Datelor Personale și să fie informată cu privire la conținutul datelor și sursa acestora, să verifice exactitatea lor sau să solicite integrarea, actualizarea sau modificarea Datelor Personale, și
b) Să solicite ștergerea, anonimizarea sau restricționarea prelucrării Datelor Personale dacă prelucrarea s-a făcut cu încălcarea legislației aplicabile, în vigoare.
Pentru a-și exercita drepturile prevăzute de această Notificare, Persoanele Vizate pot contacta Compania la adresa de e-mail specificată în Secțiunea 2.
Față de cele de mai sus, începând cu data de 25 mai 2018, Persoanele Vizate au drepturi suplimentare, conform Secțiunii 9 de mai jos:
9. Ce s-a schimbat din 25 mai 2018?
A. Păstrarea datelor
Compania va păstra Datele Personale pe durata executării Contractului cât și pe perioada de timp necesară încetării Contractului sau după cum este prevăzut în politicile Companiei, în dispozițiile legale aplicabile sau altele asemenea. Vă rugăm să consultați Politica Companiei în ceea ce privește păstrarea Datelor Personale, disponibilă la cerere prin trimiterea unui e-mail la adresa specificată la Secțiunea 2.
B. Drepturi suplimentare
Suplimentar față de drepturile indicate în Secțiunea 8 de mai sus, Persoanele Vizate au dreptul, în orice moment să:
a) Solicite Companiei să restricționeze prelucrarea Datelor Personale atunci când:
- Persoana Vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite Companiei să corecteze sau să verifice exactitatea datelor;
- Prelucrarea lor este nelegală însă, Persoana Vizată nu dorește ștergerea lor de către Companie;
- Compania nu mai are nevoie de Datele Personale în scopul prelucrării, dar Persoana Vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau
- Persoana Vizată s-a opus prelucrării bazată pe interesul legitim, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Companiei prevalează asupra celor ale Persoanei Vizate.
b) Se opună procesării Datelor Personale;
c) Solicite ștergerea imediată a Datelor Personale;
d) Exercite dreptul la portabilitatea Datele Personale atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul Persoanei Vizate sau pe faptul că procesarea este necesară pentru executarea Contractului și Datele Personale sunt prelucrate prin mijloace automate;
e) Depună o plângere la o autoritate de supraveghere relevantă.
Pentru a exercita asemenea drepturi, Personale Vizate pot contacta Compania la adresa de e-mail specificată în Secțiunea 2.
10. Actualizarea Notificării pentru Protecția Datelor
Compania poate schimba sau actualiza prezenta Notificare chiar și ca urmare a diferitelor interpretări, decizii sau opinii referitoare la GDPR. Orice modificare a acestei Notificări, va fi comunicată în prealabil și va deveni obligatorie de la data publicării acesteia pe pagina de Intranet a Companiei, dacă nu este prevăzut altfel în mod expres în amendamentele aduse.